Не
секрет, что на офисных и домашних
компьютерах постепенно скапливается
большое количество различных
документов. К ним можно отнести не
только тексты (книги, статьи, рефераты,
письма, таблицы, кулинарные рецепты и т.д.),
но и изображения, аудио и видео–файлы.
Особенно актуальной эта ситуация
становится в связи с быстрым
распространением в нашей стране сети
Интернет, предоставляющей практически
неограниченные возможности для
получения любой необходимой информации.
Учитывая широкий кругозор, жажду знаний
и любознательность российских
пользователей нетрудно предположить,
что количество, вытягиваемых из Сети
документов будет ограничено только
размерами винчестера.
Этому также способствуют следующие
факторы. Во–первых, у большинства
пользователей подключение к Интернет
лимитировано по времени, возникает
естественное желание сохранить
интересные документы, чтобы
впоследствии можно было легко к ним
обратиться в режиме офф–лайн. Во–вторых,
нужно учитывать то обстоятельство, что
Интернет — это живой организм. Средний
срок жизни документа в Сети — 2–3 месяца.
Поэтому совершенно не обязательно, что
вы снова найдете через какое–то время
понравившийся Вам материал, если только
заблаговременно не позаботитесь о его
сохранении на своем компьютере.
Таким образом, ориентироваться в
нагромождении папок и файлов, в разное
время появившихся на компьютере, уже
просто не представляется возможным. Это
приводит к тому, что, согласно
статистике, треть своего времени
пользователь может провести в поиске
нужной информации!
Помогает пользователю, не утонуть в море
документов электронный архив “Евфрат”,
совмещающий в себе и базу данных и
поисковую систему. Программа активно
развивается, ее возможности постоянно
расширяются, и в настоящий момент
доступна версия “Евфрат’99 Deluxe”.
Давайте посмотрим на примерах, как
использование “Евфрата” облегчает
работу с документами. Допустим, Вы
решили систематизировать коллекцию
кулинарных рецептов. Для этого при
открытии программы “Евфрат” выберите
пункт “Домашняя база Евфрат”. На
появившемся рабочем столе программы уже
создана картотека “Кулинарные рецепты”
и папка “Кулинарные рецепты”. В папку
вложены другие папки по видам блюд — “Салаты”,
“Горячие блюда”, “Первые блюда”, “Напитки”.
При желании Вы можете легко создать
наряду с имеющимися папками новую,
например “Десерты”. В папках
размещаются документы, которые
фактически являются ссылками на файлы с
рецептами на Вашем компьютере. Чтобы
добавить новый документ, выберите
текстовый файл с соответствующим
рецептом и назовите документ, например
“Салат Оливье” (если Вы этого не
сделаете, то по умолчанию документу
будет присвоено название файла,
например “olivier.txt)”. Более того, если у
Вас есть картинка с изображением блюда,
Вы можете легко привязать файл с
изображением к текстовому файлу, так что
они образуют в базе единый документ. В
последствии, при просмотре документа, Вы
сможете посмотреть и рецепт, и картинку.
После того, как Вы создали все
необходимые документы и папки, настала
пора привязать к Вашим документам
некоторые признаки, называемые
программой реквизитами. Для чего это
нужно? А для того, чтобы затем мгновенно
находить по заданному признаку нужный
документ.
В программе уже имеются реквизиты для
кулинарных рецептов — “тип блюда”, “основные
ингредиенты” и “комментарий к блюду”.
Они занесены в картотеку “Кулинарные
рецепты”. Для того чтобы
проиндексировать все рецепты, просто
переместите папку “Кулинарные рецепты”
на соответствующую картотеку. Откроется
экран индексации, на котором слева
расположены реквизиты, а справа
выводится сам документ. Значения
реквизитов вводятся с клавиатуры или
просто перетаскиваются мышью из текста
документа на реквизит, например на
реквизит “основные ингредиенты” —
слова “капуста”, “картофель”, “морковь”
и т.д.
После индексации всех рецептов, при
открытии картотеки в окне показываются
ярлыки всех проиндексированных
документов, а также таблица с
документами и их реквизитами, которая,
кстати, одним нажатием кнопки
экспортируется в Excel.
Теперь можно воспользоваться
возможностями созданной базы данных.
Например, Вы собираетесь готовить, и у
Вас под рукой есть морковь, картофель и
лук, но нет капусты. Задача — найти в
базе подходящий рецепт. Нажмите кнопку
“Запрос” и в открывшемся окне “Поиск
документов” в списке реквизитов
найдите пункт “основные ингредиенты”.
В нем выберите “морковь”, “картофель”
и “лук” и добавьте их с префиксом “И”,
а “капуста” добавьте с префиксом “НЕ”.
После этого поисковая машина найдет все
рецепты, где есть морковь, картофель и
лук, но нет капусты. Теперь предположим,
что Ваше хобби — компьютерные игры, и у
Вас скопилась большая коллекция обзоров,
описаний, скриншотов и даже музыки из
игр. Чтобы систематизировать все это
богатство, Вам будет нужно, как и в
предыдущем случае, создать специальную
папку (папки) и подготовить документы.
Далее, чтобы проиндексировать эти
документы, создайте специальные
реквизиты, которых пока не было: “жанр”,
“год выхода”, “фирма–издатель”, “фирма–разработчик”
и т.д. При этом Вы можете задать
фиксированный словарь значений
реквизита, т.е. реквизиту “жанр” будут
соответствовать значения “стратегия”,
“квест”, “3D–action” и т.д. Это нужно для
того, чтобы при индексации документа не
вводить значения реквизита каждый раз
вручную, а выбирать его из удобного
выпадающего меню.
Затем создайте картотеку под названием,
например, “Компьютерные игры”. После
этого откройте и отредактируйте ее, т.е.
задайте реквизиты, по которым картотека
будет индексировать созданные вами
документы. Теперь Вы сможете поместить
Ваши документы в эту картотеку и
проиндексировать их по Вашим
специфическим реквизитам. Таким образом,
в дальнейшем Вы сможете легко выяснить с
помощью функции запроса, какие игры
выпустила такая–то фирма в таком–то
году и т.д.
С помощью программы “Евфрат” Вы можете
создать удобную картотеку не только
электронной информации, но и вполне
реальных книг с Ваших полок. В базе
уже имеется картотека и папка “Моя
библиотека”, которую Вы можете
заполнить, также как и “Кулинарные
рецепты”. Для этого сначала необходимо
присвоить номера Вашим шкафам и полкам.
Затем создайте документ для каждой
книги, причем основой документа может
служить отсканированное изображение
обложки, текст с аннотацией, а можно и
вовсе обойтись без файла, тогда весь
документ будет состоять из заголовка и
реквизитов “автор”, “название”, “шкаф
и полка”. При помощи запроса Вы всегда
сможете быстро узнать по любому из
реквизитов, где находится нужная книга,
что немаловажно, особенно, если у Вас
богатая библиотека.
Для тех, кто уже пользовался предыдущими
версиями программы “Евфрат”, сообщаем,
что в “Евфрат’ 99 Deluxe” появились
следующие новые возможности:
Новый
интерфейс
-
Новый
вид пиктограмм объектов и кнопок на
основной и вспомогательных панелях
инструментов.
-
Использование
картинок и анимации для оживления
интерфейса
-
Упрощенный
диалог построения поискового запроса
-
Просмотр
реквизитов документов в виде таблицы
с возможностью сортировки
-
Новые
пиктограммы типов реквизитов при
показе в виде списка
-
Возможность
упорядочивания реквизитов по
картотекам
-
Просмотр
и навигация по иерархии папок Евфрат в
виде дерева.
Новый
подход к созданию документов
-
Новый
единый Диалог создания и
корректировки документов из
различных источников
-
Предварительный
просмотр файлов перед внесением в
систему
-
Мастер
создания документов, который сам
предлагает пользователю варианты
создания новых документов в системе
-
Загрузка
Интернет документов, с показом WWW–сервера
в виде дерева
Сканирование
-
Встроенные
средства сканирования со всех TWAIN
совместимых сканеров
-
Получение
черно–белых, серых и цветных
изображений документов
-
Управление
параметрами сканера (разрешение,
яркость, контрастность, размер
изображения)
Распознавание
-
Распознавание
отсканированных документов
-
Распознавание
изображений форматов TIFF, PCX, BMP и других
-
Поддержка
Русского, Английского смешанного
Русско–английского языков
распознавания
-
Возможность
ручной фрагментации при
распознавании документов сложной
топологии
-
Словарный
контроль при распознавании
Улучшенная
функция “Контроль Исполнения”
-
Дополнительные
реквизиты “Фактическая дата
исполнения” и “Отметка об исполнении”
-
Два
состояния документа на контроле — “На
контроле” и “Исполнен” с
простановкой отметки об исполнении и
даты.
-
Различные
варианты фильтрации документов
-
Исполненные
с нарушением срока
-
Исполненные
в срок
-
Просроченные
(неисполненные)
-
Которые
должны быть исполнены сегодня
-
Которые
должны быть исполнены в указанный
срок
Источник: http://www.megaplus.ru/
|