IZONE - http://www.izcity.com/ - бесплатный софт, вэб-сервисы, ресурсы для раскрутки, свежие номера журнала "Internet Zone".

 IZONE 


Работа в Microsoft Word

Одно из исторически первых применений компьютера – пишущая машинка. Тогда, давно, текст можно было набирать только одним шрифтом, только одного размера. Разные украшательства получались позднее, при печати на специальных принтерах. Лично я это прочувствовал, когда работал на БК-0010-01 (0011) и принтер у меня был МС-6312. Однако, даже на этой смешной машине получалось замечательно набирать рефераты, письма и прочие полезности.

Теперь же всем пользователям компьютера, которые каким-то образом связаны с набором текста, знаком текстовый редактор Microsoft Word (ну и другие сопутствующие прибамбасы из комплекта Microsoft Office). В настоящее время он позволяет объединять в одном документе текст, музыку, графику и еще много разных вещей, разнообразно оформлять документы отступами, разными шрифтами, таблицами, колонками, стилями, формами… Нетрудно в этом всем запутаться.

Я хотел бы предложить начинающему пользователю, недавно начавшему активно использовать Word, несколько практических советов и рекомендаций, которые родились в процессе активного трехлетнего использования данного чуда софтостроения.

Начнем с установки. Очень советую Вам не пользоваться предложенной инсталлятором возможностью установить все без Вашего участия, так как стандартная установка не включает в себя возможно нужные компоненты и наоборот, содержит ненужные. Так, например, Microsoft Binder в офисной работе мной не был использован ни разу. Я его и не устанавливаю. Это что-то вроде папки с листочками-напоминашками. Если Вам это пригодится, ну что же, пользуйтесь. Также я не устанавливаю компонент Создание Веб-страниц. На это есть более специализированные и правильные программы. По остальным компонентам могу сказать следующее – если Вы хотите, то можете изучать файлы примеров, поставляемые стандартно, однако, и без них можно обойтись. А вот справку, по возможности, надо устанавливать всю – мало ли что. Конвертеры и фильтры я устанавливаю все. Приятно сознавать, что какой бы файл тебе не принесли, ты с большой вероятностью сможешь с ним справиться. Также этот компонент важен для дальнейшей возможности вставлять разные картинки в Ваш документ, там содержится поддержка основных графических форматов. Вообще, к установке следует подходить творчески, выделяя то, что Вам может понадобиться в дальнейшем. Однако, советую поставить Редактор формул, если Вам хотя бы иногда придется набивать математические тексты. Как-то раз мне пришлось править курсовую работу, где все формулы были хитрым образом набиты в таблицах. Таких чудес изобретательности я не видел никогда! Однако, представляю, скольких мучений стоило автору рисовать квадратные корни и индексы в дробях…

После продолжительного использования Office, я уже не устанавливаю Помошника (не нужен совершенно, только для прикола, все есть в нормальной Помощи), Панель Microsoft Office (На рабочем компьютере с 32 мегабайтами памяти съедает 7 мегабайт, что страшно раздражает! С таким же результатом иконки Word, Excel и прочего могут быть помещены в Панель быстрого запуска в Windows 98 или в удобное для Вас место – хотя бы просто в меню под кнопкой Пуск). И еще, лучше поставить Microsoft Photo Editor, так как при попытке изменить рисунок, без него Word будет часто зависать и «падать».

Но, как я уже говорил, установка – дело творческое и зависит от свободного места и Вашего настроения.

Но, допустим, Вы уже установили Microsoft Office и начинаете работать в Word. Вот несколько советов по возможным предварительным настройкам (Меню Сервис пункт Параметры).

На вкладке Вид, кроме полезных разностей находятся также флажки, объединенные в группу Окно (в самом низу). Как-то раз, у нас пропал ползунок (скроллер) вертикальной прокрутки текста. Это было что-то! Поверьте, работать, конечно, не невозможно, но очень сложно. Вспомните это место, если вдруг у Вас возникнет похожая проблема (особенно после переходов Во весь экран и обратно из меню Вид).

На вкладке Общие должны быть поставлена галочка Защита от вирусов (Да, страшные вирусы живут и в текстовых файлах, точнее в файлах Word, так как там могут содержаться макросы – исполняемые последовательности команд). После установки этого флажка Вас будут спрашивать, уверены ли Вы, что документ безопасен в смысле макросов. Если Вы не сами делали его, то лучше отключить макросы, чтобы потом не кусать локти. Вирусы – это серьезно, лучше перестраховаться. Также на этой же вкладке нужно подтвердить, что Вы не англичанин, выбрав единицу измерения – сантиметры. А еще, я обычно устанавливаю помнить список из 9 файлов. Ну, это как Вам хочется, у меня документов много бывает и последние несколько приходится активно править.

На вкладке Правка можно ничего не менять, а можно поменять редактор рисунков Microsoft Word на Microsoft Photo Editor (если Вы его установили заранее).

Вкладку Печать оставляем без изменений. Только если у Вас принтер выбрасывает листы так, что первый оказывается в самом низу, то можно поставить галочку в обратном порядке.

На вкладке Сохранение есть несколько потенциально полезных флажков. Первый из них - всегда создавать резервную копию. Он заставляет Word сохранять не только Ваш файл, но еще и некий файл .wbk. В нем содержится полная копия Вашего документа. Если вдруг во время работы произойдет сбой и Word не захочет открывать документ, то Вы сможете восстановить большую часть проделанной работы, загрузив этот резервный файл. Когда мы делали большую подборку таблиц, то из-за ошибок локальной сети у нас постоянно портились документы. И было очень обидно потерять список на 20-30 страницах. Экономили нервы мы исключительно за счет резервных копий. Правда потом, когда наплыв срочной и важной работы закончился, эту опцию мы отключили. В повседневной работе она не обязательна.

Также здесь надо поставить флажок разрешить сохранение в фоновом режиме и поставив галочку автосохранение каждые поставить там же не 10 минут, а, например, 3 или 5. У меня стоит 3 минуты. Это связано с тем, насколько быстро Вы печатаете. Если вдруг у меня «упадет» Word, то я потеряю только последние 3 минуты работы, что раздражает не так сильно, как 10 (за это время я обычно успеваю много напечатать).

Вкладка Правописание предназначена для Вашего пущего удобства. Благодаря проверке правописания Ваши (и мои) опечатки видно сразу, что позволяет поразить народ своей грамотностью. Предлагается поэтому, чтобы флажок автоматически проверять орфографию стоял, а не выделять слова с ошибками – нет. Остальные – по желанию. Исходите из типичного содержания Ваших документов. (кстати, проверка грамматики –тоже весьма полезная вещь). Однако, на проверку орфографии полностью полагаться не надо. Она немного «кривовата». Примером могут служить «правильные» замены слов мультиканальный и Гаванькала (город такой).

Вкладку Исправления можно с чистой совестью пропустить, если Вы не корректировщик или главный редактор, правящий рукописи так, чтобы исправления было видно. Когда я там что-то исправлял, то, обычно, получалось только хуже (для повседневной работы, разумеется).

На вкладке Пользователь введите свою фамилию и инициалы. Теперь Вы всегда сможете отличить свой документ от чужого (это прописывается в свойствах документа). Если очень хочется, введите свой адрес, тогда Вас будет легче найти.

Вкладка Совместимость Вам нужна, если Вы постоянно носите свои файлы с одного компьютера на другой, с другим текстовым редактором. Тогда, чтобы постоянно не исправлять разночтения вручную, можно попробовать поиграться здесь, «совмещая» разные версии программ.

Вкладку Расположение лично я не трогал ни разу. Она не настолько важна для эффективной работы, хотя если Вам хочется, посмотрите, что там можно сделать. Только перед этим перепишите пути там прописанные куда-нибудь на бумажку, чтобы при неудачных исправлениях можно было вернуть все обратно.

Продолжение следует.

Если есть вопросы, пишите.

Дмитрий Якунин
Dmitry_Jakunin@mail.ru

 


Copyright © "Internet Zone"info@izcity.com
Копирование и использование данных материалов разрешается только в случае указания на журнал "Internet Zone", как на источник получения информации. При этом во всех ссылках обязательно явное указание адреса вэб-сайта http://www.izcity.com/. При наличии у копируемого материала авторов и источника информации - их также нужно указывать, наряду со ссылкой на нас.