У нас всегда: бесплатный софт, вэб-сервисы, ресурсы по раскрутке и дизайну, заработок и спонсоры, техническая документация, свежие номера журнала "Internet Zone"- все это на http://www.izone.com.ua/ 

Microsoft Word 2000: урок 2 (часть2)

Елена ПОЛОНСКАЯ

Word 2000. УРОК 2: СТИЛЬ ДОКУМЕНТА — 2000
Часть 2. Стиль «Web-модерн»


Цель: создать электронную версию рекламного буклета и ознакомить с ней широкую сетевую общественность. Средство: Microsoft Word 2000 при поддержке Microsoft Office 2000 Server Extensions.


    Второе тысячелетие нашей эры образованное человечество провело перелистывая страницы — от пергаментных и до газетных. Рукописные строчки сменялись печатными, но форма оставалась прежней. Эти белые прямоугольники так прочно вошли в нашу жизнь, что даже электронные документы мы по привычке называем Web-страницами. А между тем электронная страница отличается от бумажной примерно так же, как живая птица от чучела. В то время как бумажная покоится на книжной полке, электронная молниеносно перелетает по сети от одного компьютера к другому. Если на бумажной странице встречается ссылка “см. первоисточник такой-то” или “пишите нам по адресу...”, то приходится рыться на полках в поисках нужного первоисточника или бежать на почту.

    Переход по электронной гиперссылке происходит мгновенно (или почти мгновенно, это уж как повезет с компьютером и провайдером). Наконец, копия электронной страницы ничем не отличается от оригинала, а копия бумажной хороша ровно настолько, насколько позволит Его Величество Копир. Впрочем, для большинства из нас Web-страницы — не новость. Их читал любой, кто хоть раз имел дело с Internet. Многим они встречались и на компакт-дисках, в виде электронных справочников и учебников. Удобно, правда? Мгновенный поиск и копирование, компактное хранение, и краски не поблекнут, и мыши не съедят... Новое поколение офисных пакетов, к которому принадлежит и Office 2000, стремится предоставить обычным пользователям возможность создавать Web-документы, не прибегая к помощи программиста или Web-мастера. Быть может, эта новая степень свободы послужит толчком к широкому распространению электронных документов и сделает HTML их единым стандартом. В прошлый раз мы для примера разработали рекламный буклет некоей Всемирной Единственной Неподражаемой Интернациональной Компании (В. Е. Н. И. К.). В отпечатанном виде такой буклет вполне можно раздавать на выставках или рассылать по почте — обычной, не электронной. Но можно и сохранить его в формате HTML. Давайте посмотрим, какими дополнительными возможностями будет обладать такой документ.

    Связаны одной сетью

    Любая более-менее солидная бумага — это, как правило, плод коллективных усилий. Например, рекламный буклет вроде нашего “в полевых условиях” может создаваться:

  • художником, который разработал логотип;

  • фотографом, который сфотографировал модели продукции;

  • сотрудниками из отдела рекламы, которые написали текст и объединили все это в один документ;

  • шефом, который одобрил и утвердил.

    И разработка такого документа обычно происходит в соответствии с законами диалектики — по спирали. Понятно, что наилучшие результаты достигаются, если каждый участник проекта может вовремя ознакомиться с изменениями, вносимыми остальными членами команды, и сообщить им свое мнение на этот счет. В Office 2000 есть средства, упрощающие создание таких коллективных документов. Это Web-обсуждения и подписка.

    Web-обсуждения

    Что такое группы новостей, знают все, кто хоть немного знаком с Internet. Это такое виртуальное “толковище”, где обсуждается та или иная тема. По поводу документа Office 2000 тоже можно развернуть дискуссию — причем прямо в документе. В отличие от режима рецензирования, используемого для аналогичных целей в предыдущих версиях Word (и сохранившегося в Word 2000 на случай, если в учреждении не установлены серверные расширения Office — Microsoft Office 2000 Server Extensions), Web-обсуждения позволяют:

  • участвовать в обсуждении документа, защищенного от записи. Файлы обсуждений хранятся отдельно от самого документа, и их, в отличие от последнего, можно изменять;

  • создавать иерархические цепочки “ответов на ответ” по принципу групп новостей;

  • участвовать в обсуждении, не запуская Word, при помощи браузера.

    Правда, пока что для этой цели годится только Internet Explorer 5.0. Для участия в Web-обсуждениях потребуются следующие условия:

  • разумеется, ваш компьютер должен быть подключен к сети;

  • на сервере этой сети должны быть установлены серверные расширения Office (см. “Некоторые замечания по установке серверных расширений Office 2000 (OSE)”). Они входят только в комплект расширенного (Premium) Office 2000 и Office 2000 Developer;

  • вам и вашим “собеседникам” потребуются соответствующие права доступа, за которыми придется обратиться к системному администратору.

    Если все эти условия выполнены, выберите команду Сервис -> Совместная работа (Tools -> Online Collaboration). В нижней части окна Word появится панель инструментов Web-обсуждения (Web discussions, рис. 1). Как видно из рис.1, обсуждения делятся на два вида: внутренние и внешние.

Рис. 1. Новые сетевые свойства Word: обсуждения и подписка

    Внутренние обсуждения предназначены для “локальных” тем, касающихся фрагментов текста или иллюстраций. Чтобы создать такое сообщение, нужно 

  1. Щелкнуть в том месте документа, о котором пойдет речь.

  2. Щелкнуть на кнопке . В документе появится такая же пиктограмма, что и на этой кнопке. Впоследствии, для того чтобы ознакомиться с ходом обсуждения, щелкните на ней.

  3. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 2. Введите в него тему и текст сообщения и щелкните на кнопке OK.

  4. В нижней части окна Word появится область обсуждений (рис. 3).


Рис. 2. Так создается сообщение для Web-обсуждения


Рис. 3.
Область Web-обсуждений

В ней вы увидите свое сообщение, а со временем — и другие, отражающие мнение ваших коллег.

Некоторые замечания по установке серверных расширений Office 2000 (OSE)

   Cерверные расширения MS Office 2000 включают в себя средства для публикации документов, совместной работы над ними, а также для поиска документов и управления ими. Чтобы не изобретать велосипед, Microsoft при реализации серверных расширений очень широко использовала Интернет-технологии. В связи с этим офисные расширения требуют наличия на компьютере, который будет выполнять функции сервера, некоторых дополнительных средств. Практически все эти средства собраны в Option Pack, который присутствует на установочном диске. Требуется также IE версии 4.01 SP2 и Service Pack 4 или выше, которые также есть на диске. Процедура инсталляции серверных расширений проверяет их наличие, и если они не установлены, предлагает запустить установку автоматически. Однако при использовании NT server или англоязычной версии NT workstation автоматическая установка не сработает. Поэтому предлагаю следующую последовательность установки:

  1. Устанавливаем Service Pack (на настоящий момент версия 6).

  2. Перегружаемся.

  3. Устанавливаем Option Pack из каталога Winnt.wks, если установка проводится на русскую версию NT workstation, иначе — из каталога Winnt.srv.

  4. Перегружаемся.

  5. Снова устанавливаем Service Pack, для обновления файлов в установленном Option Pack.

  6. Перегружаемся.

  7. Теперь устанавливаем собственно серверные расширения.

  8. Перегружаемся, система готова к работе.

   Если вы устанавливаете серверные расширения на NT server и на нем уже функционирует Exchange server, то при инсталляции Option Pack не будет устанавливаться почтовый сервер из его состава. Серверные расширения будут использовать службу SMTP из Exchange server. Теперь на вашем сервере, помимо серверных расширений Office, будет установлен полнофункциональный WEB-сервер IIS с поисковой машиной MS Index Server, Frontpage 98 Server Extension (серверные расширения для Frontpage ), Transaction Server и MSDA (средства для доступа к базам данных). Все эти компоненты можно использовать независимо от серверных расширений Office, по их прямому назначению. Единственное исключение – почтовый сервер из состава Option Pack. Несмотря на свое громкое название, это всего лишь служба приема сообщений SMTP; организовать на его основе самостоятельный почтовый сервер невозможно.

 Сергей АНТОНЧУК, “К + П”

Внешние обсуждения, в отличие от внутренних, не “привязаны” к определенному фрагменту. В них предполагается вести разговор о документе в целом. Разумеется, у документа может быть только одно такое обсуждение. Внешнее обсуждение создается при помощи кнопки , а его окно открывается кнопкой . Теперь заглянем в область обсуждений. Каждое сообщение заканчивается знакомой пиктограммой (см. рис. 3). Если хотите ответить, щелкните на ней (внимание: не правой, а левой кнопкой мыши!) и выберите из появившегося меню команду Ответ (Reply). С помощью этого меню сообщение можно отредактировать и даже удалить — правда, только если вы его автор или если системный администратор наделил вас соответствующими правами. Если же нужно создать сообщение, никак не связанное с обсуждаемыми темами, воспользуйтесь пиктограммой, расположенной в верхнем левом углу области обсуждений. Вид сообщений на экране зависит от вас. Если хотите его изменить, щелкните на кнопке Обсуждения (Discussions), расположенной на панели инструментов Web-обсуждения и выберите команду Параметры обсуждений (Discussion Options). В открывшемся диалоговом окне можно включить или отменить режим отображения темы, текста и времени сообщения, а также экранного имени пользователя и имени, под которым он регистрируется в сети (рис. 4).


Рис. 4. Настройка внешнего вида сообщения

    Как и в группах новостей, в обсуждениях Office предусмотрена фильтрация сообщений — по автору и дате отправки — при помощи команды Обсуждения -> Отбор обсуждений (Filter Discussions). Учитывая уже отмеченную нами особенность Web-обсуждений, а именно сходство с группами новостей, остается лишь посоветовать вам и вашим коллегам соблюдать принятые в таких группах правила хорошего тона. Иначе как бы не пришлось системному администратору брать на себя дополнительную нагрузку — роль модератора — и раздавать “плюсы”.

Системному администратору на заметку Подготовка Web-папок

   Те, кто настроил в своей рабочей среде MS Office 2000 Server Extensions, наверняка обратили внимание на то, что при просмотре Web-папок (ссылка Обзор Web-папок на странице http://web-server/MSOffice/) на экран выводится список содержимого корневого каталога вашего Web-сервера. А предлагаемый по умолчанию фильтр позволяет увидеть (и обратиться) к файлам, имеющим весьма косвенное отношение к офисным документам. Кроме того, отображаются папки, обращаться к которым простому пользователю бессмысленно: единственным результатом будет сообщение об отсутствии прав доступа. Как решить эту проблему? Например, изменить Web-папку, с которой пользователь начинает просмотр. Заодно приведем в порядок файлы: пользовательские — отдельно, служебные — отдельно. Чтобы просмотр начинался не с корневого каталога Web-сервера, а с Web-папки пользователя, нужно сделать следующее: Откройте каталог Web-сервера (обычно это C:\InetPub\WWWRoot\) и создайте в нем новый подкаталог (например, Documents). Откройте файл default..asp, расположенный в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Scripts1\10 49\ (Стандартный путь для первого сервера расширений. На дополнительных серверах расширений он будет другим. Например, вместо каталога Scripts1 может стоять Scripts3. Узнать точный путь к файлу можно в свойствах папки MSOffice (вкладка Virtual Directory – Local Path) при помощи администратора Web-сервера (Internet Services Manager).) (например, при помощи Notepad) и замените в нем строку /MS Office/folder.asp?URL=/ на /MS Office/folder.asp?URL=/Documents/. Присвойте при помощи Internet Services Manager новой папке права на запись и просмотр (Write и Directory Browsing, соответственно). В результате первым, что увидит в окне браузера пользователь, пожелавший просмотреть Web-папки, будет содержимое созданной вами папки Documents. Чтобы пользователи могли сохранять документы прямо в ней, создайте при помощи Проводника (Explorer) на рабочих станциях ее ярлык (например, http:/web-server/Documents ). И последнее: избегайте использовать в именах файлов, предназначенных для доступа через Web, кириллицу и пробелы. Это связано со способом передачи Web-серверу имен файлов, содержащих специальные символы (последние передаются в формате %хх, где хх – код символа). Переданное в таком виде имя файла распознается офисными приложениями и приложениями Web по-разному. Правда, к случаю обращения к Web-папкам через Проводник это замечание не относится.

  Олег МАВРИН,
технический директор компании “Арт-С”,
<mavrin@art-s.kiev.ua>k

 

Ссылка на все руки

   Любой текстовый фрагмент, рисунок или другой объект в документе Office 2000 может выполнять роль гиперссылки. Сослаться таким образом можно практически на что угодно — на другой документ или фрагмент документа, адрес Internet или электронное письмо. Чтобы создать гиперссылку, нужно выделить объект, который вы намерены использовать в этой роли, и выбрать из его контекстного меню команду Гиперссылка (Hyperlink) или из главного меню — команду Вставка -> Гиперссылка (Insert -> Hyperlink). Появится диалоговое окно, показанное на рис.А. Оно позволяет создавать такие ссылки.

Ссылка на файл. Это может быть уже существующий документ или документ, который вы еще только собираетесь создать. В первом случае выберите на левой панели окна пиктограмму и щелкните на кнопке Файл (File). Вместо пути можно ввести URL Web-ресурса, а для его уточнения воспользоваться кнопкой Web-страница (Web Page). Во втором случае выберите пиктограмму

Ссылка на фрагмент. Точнее, на закладку в тексте. Естественно, прежде чем создавать такую ссылку, нужно сначала создать эту закладку при помощи команды Вставка -> Закладка (Insert -> Bookmark). Затем можно воспользоваться кнопкой Закладка (Bookmark) в окне ссылки на готовый файл или пиктограммой на левой панели этого окна.

Отправка электронного сообщения. Для того, чтобы по ссылке открывался бланк электронного письма с готовым адресом и (возможно) темой, воспользуйтесь пиктограммой . Для ссылок, предполагающих открытие файла, в нижней части этого окна есть список, позволяющий выбрать, где этот файл будет открываться: в одном из фреймов или в виде отдельной страницы — и нужно ли для этого открывать в браузере новое окно. Однако предупреждаем: создавая гиперссылки, не забывайте регулярно сохранять свою работу. Обычные функции отмены последней операции здесь не действуют.

Увеличить
Рис. А.
Возможности гиперссылок в Word 2000

    Публикация и подписка Обсуждения — это лишь одна сторона медали. Вторая, на наш взгляд, выглядит еще привлекательнее. Это возможность публикации документов Office на Web-сервере и подписки на них. Согласно терминологии Microsoft, опубликовать документ означает поместить его в одну из Web-папок, расположенных на том же сервере, что и расширения Office. Документы в таких папках имеют свой URL и доступны всей сетевой публике. Для того чтобы опубликовать документ, нужно:

  1. Открыть его в Word 2000.

  2. Выбрать команду Файл -> Сохранить как (File -> Save As).

  3. Щелкнуть на пиктограмме Webпапки (Web folders), расположенной на левой панели диалогового окна.

  4. Создать новую или открыть готовую Web-папку.

  5. Сохранить в ней документ, как в обычной папке.

    Подписка на опубликованные документы Office не имеет практически ничего общего с подпиской, скажем, на наш журнал. Она скорее напоминает подписку на Web-сайт. Подписавшись на документ, вы будете регулярно получать по электронной почте уведомления обо всех изменениях как в нем самом, так и в связанных с ним обсуждениях. Но не рассчитывайте на разнообразие: эти сообщения генерируются сервером автоматически. Чтобы подписаться на документ, откройте панель Web-обсуждений и щелкните на кнопке Подписка (Subscribe). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 5. Выберите тип изменений, в курсе которых вы хотели бы быть, и регулярность отправки сообщений. При этом не забывайте: вы не единственный потребитель услуг сервера. Если все пользователи подпишутся сразу на много документов, да еще и в режиме немедленного уведомления обо всех изменениях, сервер вскоре окажется буквально “забитым” сообщениями. Вряд ли это пойдет на пользу делу...


Рис. 5. Подписка на документ

Web-страница на тему. . .

   Тема — это шаблон Word 2000, предназначенный специально для Web-страниц. В отличие от шаблонов “общего назначения”, состав темы ограничен скромным набором стилей, разделительной полосой и фоновым рисунком. Чтобы присвоить тему готовой Web-странице (или отдельному фрейму), выберите команду Формат -> Тема (Format -> Theme). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. В. Как видите, темы, к сожалению, не столь гибки, как “классические” шаблоны: их настройка ограничена всего тремя возможностями:

  • переключение между двумя гаммами цветов — яркой и блеклой;

  • включение / отключение активной графики;

  • включение / отключение фонового рисунка.

   Вдобавок тему, в отличие от шаблона, нельзя создать самостоятельно — по крайней мере “штатными” средствами Word 2000. А ее фоновый рисунок виден только при просмотре документа в режиме Web-страницы. Зато этими ограничениями не “страдают” отдельные элементы тем — шрифты, стили, рисунки из ClipArt и варианты фоновой закраски, предлагаемые меню Формат -> Фон (Format рBackground). Так что если тема вас чем-то не устраивает — пользуйтесь ими.


Рис. В. Темы — это те же шаблоны, но для Web

    То обстоятельство, что обсуждения хранятся в базе данных на сервере с расширениями Office, а не вместе с документом, дает возможность подписаться на документ, расположенный на другом компьютере. Правда, уведомления будут поступать только об обсуждениях, но не о самом документе. Для просмотра документа, опубликованного в Web-папке, при помощи браузера лучше всего воспользоваться готовым Web-сайтом, входящим в комплект Microsoft Office 2000 Server Extensions. Его адрес — http://ваш_ Web_сервер/MSOffice/. Вообще, загляните на этот сайт — не пожалеете: он позволяет выполнять с Web-папками и расположенными в них документами такие полезные операции, как поиск, участие в обсуждениях и управление подпиской, а также содержит немало полезной справочной информации. Подведем некоторые итоги. Если над документом работает группа сотрудников, целесообразно опубликовать его, поместив в одну из Web-папок. Там на него смогут подписаться все заинтересованные стороны. Рабочие моменты можно выяснить в ходе обсуждений, а об изменениях в этих обсуждениях и в самом документе сотрудники будут узнавать по подписке. При этом документ будет иметь URL, по которому его сможет открыть любой посетитель Web-сайта — если получит соответствующие права доступа.

    От обычной страницы — к электронной

    Конечно, создать Web-страницу в Word можно и “по-быстрому” — из обычного документа — при помощи команды Файл -> Сохранить как Webстраницу (File -> Save as Web Page). Но так можно пройти мимо многих интересных свойств. Те, кто читал наш первый урок (см. “К + П” № 11 за 1999 г.), уже знают, что существует два подхода к созданию документов Office. В первом случае сначала открывается приложение, а затем в нем создается или открывается файл. Во втором — сразу дается команда открытия или создания файла, а соответствующее приложение запускается автоматически. Мы воспользуемся вторым подходом, как более прогрессивным. Выбираем команду Пуск -> Создать документ Office (Start -> New Office Document). Так, посмотрим... Есть! На вкладке Общие (General) — пиктограмма Web-страница (Web Page). И целая вкладка Web-страницы (Web Pages) в придачу (рис. 6).


Рис. 6. Создание Web-страницы: выбор богатый, но если вы новичок — ищите мастера

    Да, выбор здесь богатый. Если у вас есть время, поэкспериментируйте: откройте по очереди каждый из стандартных шаблонов и посмотрите, что он собой представляет. А мы воспользуемся тем, что следует искать прежде всего в любой малознакомой программе, — мастером. В данном случае — мастером Web-страниц (Web Page Wizard). В первом (после титульного) окне мастера Web-страниц (рис. 7) от вас требуется немного — всего лишь ввести заголовок Web-страницы и указать папку, в которой она будет храниться. Заголовок выводится не только на странице, но и в строке заголовка браузера, а также используется при сохранении ссылки в папке Избранное (Favorites).

Увеличить

Рис. 7. Так работает электронный Web-мастер

    Имя папки желательно выбрать так, чтобы оно соответствовало заголовку (как мастер и предлагает по умолчанию). Лучше всего создать для Web-страницы отдельную папку и не помещать в нее посторонних файлов. Тогда для переноса страницы на сервер HTTP или FTP будет достаточно скопировать на этот сервер ее папку. В следующем окне мастер предлагает выбрать структуру страницы: вертикальную, горизонтальную или последовательную. Первые два варианта предполагают наличие на экране постоянной панели гиперссылок, переход по которым выполняется в основной области просмотра. Последний напоминает обычную книжку: вначале открывается “оглавление”. Оно состоит из ссылок, открывающих следующие страницы. На каждой из таких страниц, есть ссылка для возврата “домой”. Пусть вас не огорчает такой скудный выбор: когда мастер окончит работу, страницу можно будет дополнить новыми панелями. Web-дизайнеры называют эти панели фреймами (от англ. frame — здесь: рамка; см. также “Фреймы”).

Фреймы

   У этого слова много значений. О некоторых из них мы уже писали, а сейчас остановимся еще на одном — сетевом. Если одна часть Web-страницы “прокручивается”, а вторая, содержащая оглавление или заголовок, стоит на месте, знайте: эти части Web-страницы находятся в разных фреймах. Загляните на панель инструментов Рамки (Frames, рис. С).


Рис. C. Панель управления фреймами

   Если ее нет на экране, щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите эту панель из появившегося списка. Внешне фрейм во многом похож на ячейку таблицы: он имеет самостоятельное форматирование, которое не распространяется на его “соседей”; для того чтобы изменить размеры фрейма, указатель мыши помещается на его границу и перетаскивается в нужном направлении. Но в отличие от таблицы фрейм хранится в отдельном файле формата HTML. Это станет ясно, если заглянуть в диалоговое окно его свойств (рис. D).


Рис. D. На самом деле фрейм — это файл в формате HTML

Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном от объектов поле фрейма и выберите команду Свойства рамки (Frame Properties). Откроется окно, в котором, рядом со списком Начальная страница (Initial Page) расположена кнопка для просмотра файлов. Файлы фреймов находятся в папке Web-страницы. Какой вывод отсюда следует? Простой и давно знакомый: не следует помещать в эту папку посторонние файлы, чтобы не спутать их с фреймами и вспомогательными данными.

Увеличить

Рис. 8. Готовая страница

    После того, как структура страницы определена, нужно отобрать файлы, которые войдут в ее состав. Это могут быть как вновь создаваемые, так и уже существующие документы, а также их шаблоны. Выбрав существующие и указав количество вновь создаваемых файлов, перейдите в следующее окно мастера. В нем определяется последовательность страниц и их имена. Вот и все — “скелет” страницы готов. Последний штрих: мастер предлагает выбрать один из стандартных вариантов оформления — тем (см. “Web-страница на тему...”). Осталось “утвердить” результаты, немножко подождать и заполнить страницу содержимым. Выполнять последнюю операцию, правда, придется самостоятельно, без помощи матера. Но здесь нет ничего сложного: содержание, расположенное на левой панели, Web-мастер создал автоматически (рис. 8).

    Осталось перебрать по очереди все ссылки и поместить на правой панели текст и рисунки — точно так же, как если бы это был обычный текстовый документ. Сохраните его — и страница готова. Можете просмотреть ее в Internet Explorer. Напоминаем: некоторые элементы форматирования документов Word видны только в IE 5, а отдельные — вообще не предназначены для браузеров. Поэтому по ходу работы над документом рекомендуем регулярно проверять вид Web-страницы при помощи команды Файл -> Предварительный просмотр Webстраницы (File -> Web Page Preview). Следует отметить, что страницы, созданные средним пользователем в Word 2000, не столь совершенны, как те, что может создать опытный Web-дизайнер, вооруженный соответствующим инструментарием. Что ж, Office 2000 — это, безусловно, шаг вперед, но далеко не последний шаг на пути интеграции офиса с Internet. А мы пока попрощаемся с Word. Надеемся, что временно.


Елена ПОЛОНСКАЯ, “К+П”,
e_polons@comizdat.com

Источник: http://www.cp.comizdat.com


Copyright © 1999-2000гг. "Internet Zone" & Nik Romanov. nikspase@mail.ru, nikspase@hotmail.ru,  http://www.izone.com.ua/
Копирование и использование данных материалов разрешается только в случае указания на журнал "Internet Zone" как на источник получения информации, при этом во всех ссылках обязательно явное указание адреса вэб-сайта http://www.izone.com.ua/.