Товары, цены, учет...Система полного торгового, складского и финансового учета. Андрей Кравченко admin@megakot.com Сколько интересных программ появилось в последнее время! И ту хочется потрогать и другую. И третью. Все они милые, компактные, интересные, полезные, многие из них при этом бесплатные. Отчего ж не воспользоваться, сам пользуюсь. И похожи они на спортивные автомобили. Быстрые, изящные, ухоженные. Но сегодня хочется мне рассказать о программе другого рода, о той, на которой, что называется, воду возят. Много мы знаем о рабочих лошадках, которые трудятся на наше (и на ваше) благо, которые помогают реально заработать, вам лично или вашим фирмам? В рейтингах на первых местах они не фигурируют, баннеры в бесплатных версиях не показывают, периодические издания освещают их скупо, это вам не Quake с Regetом, большую аудиторию на таких статьях не наберешь. Но до всего когда-нибудь доходит очередь, сегодня очередь дошла до системы «Товары, цены, учет…» или сокращенно ТЦУ. Если формулировать кратко, то можно сказать так: ТЦУ предназначена для ведения учета торговой, складской и финансовой деятельности частных предпринимателей, малых и средних фирм. Многим совсем не захочется читать длинный перечень возможностей системы, поэтому выделим только самое главное:
Перед разработчиками стояла задача создать систему, которая могла бы удовлетворить потребности торгового предприятия (фирмы, частного предпринимателя) если не на все 100% (идеальных программ не бывает), то хотя бы максимально к этой цифре приблизиться. Планы, нужно сказать, достаточно амбициозные. Но плох тот солдат, который… А дальше вы сами знаете. Единственный способ, с помощью которого эти планы могли быть реализованы – постоянная обратная связь с конечными пользователями, учет их пожеланий и рекомендаций. Пользователям с системой работать, они своими кровными за нее расплачиваются, они имеют право на качественный программный продукт. Версия 1.6 была выставлена в Большею сеть в 2000 году. Пользователям система понравилась, все находили ее достаточно удобной, а главное прозрачной в освоении. За плечами разработчиков был достаточный опыт, особенно в плане интерфейсного построения. При разработке интерфейса очень большое внимание уделялось естественности действий пользователя. В чем главная проблема интерфейса любой программы? В процессе освоения системы пользователь в той или иной степени должен сломать привычный образ мышления, и подстроиться под программу. Решено было разработать такой интерфейс, при котором уже были бы учтены и способ мышления пользователя и его привычки, и особенности его работы. В результате, человеку просто нужно было отставить в сторону привычные бумажки и сесть за машину. Я не буду вдаваться в подробности теоретических разработок, скажу только, что женщина предпенсионного возраста, никогда в глаза компьютер до этого момента не видевшая (это обычно самый трудный случай), осваивает систему за 7-9 дней. Не скажу, что осваивает она программу в совершенстве, но все, необходимое для работы она уже умеет делать. Таким образом, у пользователя решается не только проблема начального освоения, решается более глубокая – проблема взаимозаменяемости кадров. Заболевает человек, уезжает, увольняется внезапно, наконец. Что из-за этого работу останавливать? Если система легка в работе и обучении, то проблем не будет. Учет не посыплется. Если говорить по интерфейсу более конкретно, то можно заметить:
Но интерфейс – это только верхушка айсберга, основные достоинства системы скрыты в ее недрах, и пользователь способен их оценить уже в процессе текущей работы. Конек системы – ее гибкость и широчайшие возможности настроек. Как правило, в системах подобного класса применяется несколько моделей складского учета (FIFO, LIFO, работа по средневзвешенным ценам). Не смотря на то, что эти модели ТЦУ успешно реализует, каждая из этих моделей может быть еще настроена пользователем по своему усмотрению. Например, можно включить группировку товаров по поставщику, по производителю, по месту хранения, по дате выпуска, по серийному номеру и т.д. Возможности здесь практически не ограничены. Система имеет 8 дополнительных критериев группировки товаров, каждый из критериев может быть включен или выключен, каждому из критериев пользователь может присвоить собственное название. Прозрачно и легко решаются проблемы учета пустой и полной тары, учет в аптеках, где необходимо отслеживать производителя, номер партии, дату выпуска, срок годности, учет компьютерных комплектующих, где можно указывать серийные номера изделий, что актуально при возвратах по гарантии. Поскольку система 2х валютная (в большинстве случаев, больше и не нужно), то необходимо обеспечить четкое отслеживание курсов для каждой операции. Курсовая модель получилась по настоящему гибкой и изящной. Во-первых, есть так называемый, системный курс, который может быть изменен в любой момент, не обязательно в начале дня, как во многих подобных приложениях, во-вторых, курс для каждой конкретной операции может быть изменен пользователем. Само собой разумеется, что любые изменения курса документально фиксируются (как и изменения розничной цены). Интересно реализована модель взаиморасчетов и задолженностей с клиентами. Все операции с конкретным клиентом (поставщиком или получателем товара) могут рассматриваться как с точки зрения фирмы, так и с точки зрения клиента. Для этого достаточно открыть карточку клиента по взаиморасчету. В нее сведены все операции, которые проводились с клиентом. Клиент может как поставлять товар на фирму, так и получать товар с нее, все это учтется и зачтется. Он может рассчитаться за товар, может не рассчитаться, может сделать предоплату, все это будет в системе отражено. Учет кассовых операций построен очень гибко, денежная (кассовая модель) по своим возможностям может потягаться с лучшими специализированными системами по учету средств. Реализован постатейный учет (активные и пассивные статьи), касс в системе может быть много, некоторые из них могут отражать состояние банковских счетов, некоторые – состояние касс магазинов и торговых точек. Здесь пользователю полная свобода. Много вы встречали программ такой весовой и ценовой категории с системой разделения доступа пользователей? Причем настоящей многоуровневой системой. Можно настроить права пользователя так, что некоторые торговые точки (магазины, склады) вообще не будут ему доступны. Можно настроить права на просмотр некоторых типов операций, на проведение операций и т.д. и это по каждой торговой точке в отдельности. Если представлять такую систему графически, то мы будем иметь трехмерную матрицу, одна плоскость которой представляет пользователей, другая - торговые точки, третья – типы операций. Все действия, которые совершает пользователь над документами, фиксируются в специальном журнале, который вам покажет, кто, когда, с какими правами и с какого компьютера произвел то или иное действие. ТЦУ – это Access-приложение, которое нормально поддерживает сетевую работу. 15 машин база держит без проблем. Кому интересно, можете почитать статью «Организация работы в сети» на сайте www.megakot.com Блок отчетности вынесен в отдельное приложение, открытое для изменений. Не устраивают бланки документов? Нет проблем, редактируйте на свое усмотрение, нужно свои отчеты сделать, нет проблем, подскажем как. Справедливости ради, нужно заметить, что учебник по Access в данном случае вредным не окажется. Тем более что книг таких сейчас великое множество. По поводу резервного копирования, то все достаточно просто. Жмем на кнопку и создается резервная копия базы данных, запакованная в наш любимый zip-архив. Имя архива совпадает с текущей датой, но может быть изменено пользователем (например, если в течение дня нужно сделать несколько резервных копий). Выгрузка периода служит для перекачки данных в архивную базу данных. Со временем часто наблюдается ситуация, когда данные за какой-то период времени интереса для пользователя уже не представляют, но замедляют расчеты, путаются под ногами и мешают жить. Возникает законное желание куда-то эти данные деть, как-то от них избавиться. Но избавиться хитро, так, чтобы в любой момент их снова вытащить, если понадобится. Система подгрузки-выгрузки периодов позволит вам отгрузить из базы лишние данные и в случае необходимости загрузить обратно. Если ваша фирма имеет удаленные филиалы, на которых производится собственный учет, то c помощью режима экспорта-импорта накладных возможен обмен информацией между головной фирмой и филиалами. С этой целью был разработан универсальный формат обмена накладными. Накладные могут выгружаться в текстовые файлы небольшого объема и пересылаться по электронной почте либо передаваться на дискетах. Справочная система. Стандартный Help, вызывается по клавише F1. Достаточно подробный и добротно сделанный. В помощь пользователям, особенно начинающим, на сайте регулярно выходят статьи рекомендательного и разъяснительного характера. Пользователь брошенным себя не чувствует. За два года ни одного письма пользователя не осталось без ответа, ни одна проблема (стучу по дереву) не осталась нерешенной. Если у вас хватило терпения дочитать эту статью до конца, то остается только загрузить программу Статьи, рекомендации, сопроводительные материалы, описание программы в Web варианте вы найдете на сайте www.megakot.com, раздел «Товары, цены, учет…» |