| |||||
Офисные правила: работа с таблицамиСергей Бондаренко, Сегодняшнюю статью мы решили посвятить таблицам. Конечно же, Microsoft Word не относится к специальным программам обработки электронных таблиц. Понятие таблицы, в основном, закреплено за программой Microsoft Excel. Пользователи, которые только начинают работать с Microsoft Office, не совсем хорошо себе представляют, в каких случаях нужно пользоваться Вордом, а в каких — Экселем. Если вам нужно составить небольшую таблицу, например, со списком сотрудников фирмы (имя, домашний телефон, день рождения), то в этом случае вполне можно использовать Microsoft Word. А вот если вы регулярно вносите поправки в таблицу, например, в прайсе ежедневно изменяете цены в зависимости от курса доллара, то удобнее это делать в Microsoft Excel. О возможностях Excel поговорим несколько позже, а пока вернемся к разговору о таблицах в Ворд. Если требуется создать простенькую таблицу, Word прекрасно с этим справится. Тем более это будет полезно, если на компьютере не установлен Excel или вы совсем не умеете в нем работать.
Работу с таблицей, конечно же, нужно начинать с ее создания. В Microsoft Word существует несколько способов создания таблиц: 2. Выполните команду Таблица-Вставить-Таблица (Table-Insert-Table) из главного меню. Появится окно Вставка таблицы (Insert Table). Выберите число столбцов и строк и нажмите ОК.
3. Наберите в том месте документа, куда нужно вставить таблицу, знаки "+" и "_" и нажмите Enter. Например, для создания таблицы из трех столбцов нужно ввести +____+____+____+ Нарисовать таблицу можно и самостоятельно. Для этого существует кнопка Нарисовать таблицу (Draw Table). Вы можете установить тип и ширину линии, а также цвет границы, воспользовавшись соответствующими кнопками. Когда вы нажмете на кнопку Нарисовать таблицу, курсор примет форму карандаша. Создайте сначала очертания таблицы, а затем рисуйте горизонтальные и вертикальные линии. Когда работа будет завершена, отожмите кнопку. В процессе рисования таблицы типы и ширину линий можно изменять. Microsoft Word дает возможность пользователю работать и с таблицами Excel. Для этого существует соответствующая кнопка на панели инструментов Стандартная. Работу c таблицами Excel подробно рассматривать не будем — это тема отдельной статьи. Работа с текстом, находящимся внутри таблицы, ничем не отличается от обычной. Для данных таблицы можно устанавливать любое доступное форматирование, редактировать их. Набор текста внутри ячейки происходит с помощью клавиши Enter. Для перемещения между ячейками используется клавиша TAB. Если внутри ячейки необходимо поставить метку табуляции, нажмите CTRL+TAB. Для удаления текста внутри таблицы можно выделить ее целиком — текст при этом исчезнет, а сама таблица останется.
Для редактирования таблиц используются маркеры перемещения и изменения. Маркер перемещения расположен в верхнем левом углу таблицы. Он имеет форму крестика в рамке. Если нажать на него и, не отпуская мышку, потянуть, таблица переместится. Маркер изменения размера появляется в правом нижнем углу, когда указатель мыши помещен в середину таблицы. Если нажать на него и оттянуть на нужное расстояние, таблица изменит размер. При этом все столбцы и ячейки поменяются пропорционально. Для того, чтобы выделить строчку или столбик, можно воспользоваться одним из таких способов. Во-первых, можно выделять нужные участки таблицы по ячейкам, удерживая при этом нажатой левую кнопку мыши. Во-вторых, можно поднести курсор к левой границе строки или к верхней границе столбца, после чего кликнуть мышкой. Нередко, если таблица растянута на несколько страниц, выделить мышкой нужные ячейки очень тяжело. Документ то и дело "проскакивает" нужный участок, и выделенная область рывками то увеличивается, то уменьшается. В этом случае, как и при работе с текстом, можно выделять нужный участок, удерживая нажатой кнопку Shift и плавно перемещая документ кнопками Вверх/Вниз. Если же у вас трехкнопочная мышь с функцией скроллинга, вы можете проделать все то же самое гораздо быстрее. Shift заменит левая кнопка мыши, а Вверх/Вниз — колесико для скроллинга.
Работая с таблицами, вы обязательно обратите внимание на одну деталь — тексту постоянно "не хватает" места в столбце, и программа переносит его на следующую строку, что нередко совсем не нужно. Определить же заранее, сколько точно места понадобится, очень трудно. Именно для этого существует опция Автоподбор ширины столбцов (AutoFit Behavior), которая вызывается через Таблица-Вставить-Таблица (Table-Insert-Table). По умолчанию задана постоянная ширина столбца (Fixed Column Width). Если вы хотите, чтобы текст поместился без переноса на другую строку, измените этот параметр на ширину по содержимому (AutoFit to Contents). Еще один вариант — ширина столбцов по ширине окна. Эта опция используется только тогда, когда таблица предназначена для Интернета. Если выбран этот вариант, ширина таблицы изменяется в соответствии с изменением ширины окна браузера.
Иногда бывает необходимо объединить несколько ячеек таблицы в одну или же, наоборот, разбить ячейку на несколько равных. Для этого используются команды Объединить ячейки (Merge Cells) и Разбить ячейки (Split Cells) в меню Таблица или же одноименные кнопки на панели инструментов Таблицы и границы. В Microsoft Word 2002, в отличие от более ранних версий, есть очень удобный набор функций, объединенный в окне Свойства таблицы (Table Properties) (рис.4), которое вызывается через меню Таблица (Table). Тут можно задать расположение таблицы по отношению к тексту, параметры границ и теней. Отдельно можно настроить каждый столбец и строку таблицы. Также тут определяется расположение текста в ячейке (сверху, снизу, посередине). Конечно же, форматирование таблицы вручную — дело нелегкое, особенно если она немаленькая. Именно поэтому в Microsoft Word предусмотрен Автоформат таблицы (вызывается через меню Таблицы) (рис.5). Для того, чтобы иметь возможность просмотреть все возможные варианты стилей, выберите в меню Все стили таблиц (All Table Styles). Образец выбранного стиля отображается в окне предварительного просмотра. Вы также можете изменить любой из стилей или же создать свой и сохранить его в категории пользовательских стилей.
Часто бывает удобно работать с таблицами в программе, в то время как на печати лучше отобразить данные без рамки. Чтобы таблица не отображалась на печати, воспользуйтесь кнопкой Внешние границы (Outside Border). С помощью этой кнопки можно установить отображение только внешних контуров таблицы, боковых, вертикальных или горизонтальных линий или задать полное скрытие контуров. Однако, когда вам нужно убрать лишь несколько линий, такая функция не поможет. В этом случае необходимо воспользоваться кнопкой Ластик (Eraser). Правда, ее нужно использовать очень осторожно — если передержать на какое-то мгновение, линия из таблицы пропадет вовсе. Если вы являетесь обладателем старенького матричного принтера (Например, Epson LX 300, 400 и т.д.), то можем только посочувствовать. По своему опыту можем сказать, что одним из уязвимых мест Microsoft Word является некорректная работа практически со всеми матричными принтерами (особенно это касается старых моделей). При попытке распечатать документ, содержащий одну или несколько таблиц, результат очень часто не совпадает с тем, что программа показывает в окне предварительного просмотра. Продолжение следует Источник: http://www.nestor.minsk.by/kg
| |||||
Copyright © "Internet Zone", info@izcity.com Копирование и использование данных материалов разрешается только в случае указания на журнал "Internet Zone", как на источник получения информации. При этом во всех ссылках обязательно явное указание адреса вэб-сайта http://www.izcity.com/. При наличии у копируемого материала авторов и источника информации - их также нужно указывать, наряду со ссылкой на нас. Подробнее условия использования материалов смотрите здесь. |