Основы профессионального использования MS
Word.
Автор:
Андрей Постников
Даже если ваш опыт использования Word составляет около десяти лет, мы всё равно рекомендуем ознакомиться с материалом статьи и будем искренне рады, если вы сможете обнаружить что-то новое.
Кратко о проблеме
Любые занятия, посвящённые редактору Microsoft Word, в основном затрагивают то, что и так находится на виду у пользователя, - как изменить размер, тип шрифта и т.д. Тем не менее, есть ряд простых вещей, известных пользователям, даже немного работающим в полиграфии, о которых чаще всего никто не вспоминает (Word, в основном, для полиграфии не предназначен, но многие принципы работы весьма похожи).
Как итог незнания, можно назвать огромное количество документов, для приведения которых в профессиональный вид (читай - с которыми можно работать) требуется много времени, а при их редактировании и просмотре могут возникать различные трудности - достаточно пройтись по коллекциям рефератов, институтам, офисам, чтобы понять, что с профессиональным использованием Word имеются проблемы.
Тем не менее, Word располагает всеми средствами для создания профессионально оформленных документов большого объёма.
Различия версий MS Word
MS Word - это одно из приложений пакета MS Office. Комплектация MS Office бывает двух видов: Std (Стандартный) и Pro (Профессиональный). Стандартный комплекс не включает Access. К версиям пакета поставляются "Сервис-паки" - модули обновлений и исправления ошибок. Для MS Office 97 / 2000 имеются по два сервис-пака (как ни банально, 1-й и 2-й), их нужно обязательно установить. Напомню, что для компьютеров, которые используются не только для работы в Office, рекомендуется убирать из "Автозагрузки" пункты "Быстрый запуск Office" и "Поиск файлов". Рекомендуется не использовать панель Office, а пользоваться Quick Launch Windows.
Для современных пользователей, в основном, актуальны версии: 95, 97, 2000, XP. Немного остановимся на их взаимных отличиях. С точки зрения пользователя, разница версий более существенна при переноса документов с компьютера на компьютер, нежели возможности редактора. В этом отношении "необходимая и достаточная" версия - MS Office 2000.
Версии 97, 2000, XP более всего отличаются от 95 тем, что используют технологию Unicode - которая максимально ориентирована на поддержку использования нескольких языков. При этом технология Unicode, в отличие от ANSI, использует кодировку символов с использованием двух байтов, а не одного, поэтому версия MS Word 95 может испытывать сложности с чтением более поздних версий документов.
Версии 97, 2000, XP содержат возможность изменения направления текста (для больших таблиц - вертикально) и возможность вертикального объединения ячеек, а версии 2000 и XP разрешают размещать таблицу в таблице, из-за этого "более отсталые" версии редактора могут неверно отображать сложное форматирование документов. Логично предположить, что поздние версии содержат более функциональную проверку "Правописания", более гибкие возможности для построения графиков и т.д. В частности, Office 2000 / XP содержат более удобные алгоритмы рисования.
Стоит специально остановиться на возможностях скроллинга. Начиная с версии 97, пользователь может нажать среднюю клавишу мыши и, оттягивая курсор вверх или вниз, получить плавную прокрутку текста. Лучше всего возможности скроллинга представлены в версиях, начиная с 2000. Такая же возможность включена в ряд приложений: Internet Explorer, WordPad, но оптимальным выбором при чтении текстов являются MS Word и Opera 6.
Позволю себе краткое замечание: не стоит устанавливать Office XP под Windows 98, поскольку имеет смысл предположить, что некоторые функции Office XP рассчитаны именно на использование с Windows XP.
Начальные сведения о принципах работы в текстовом процессоре
Немного остановимся на самом начале работы с Word. Любой профессиональный редактор ориентируется на операции над "абзацами", которые могут представлять собой блоки текста от нескольких слов (заголовок) до нескольких сотен (основной текст). При этом между словами допускается использование пробелов, дефисов, точек, "мягких переходов строки" (Shift-Enter), когда строка обрывается, но новый абзац (Enter) не создаётся.
Стоит заметить, что когда курсор достигает правой границы листа, происходит автоматический перенос слова на следующую строку, клавишу "Enter" стоит нажимать, только когда закончен абзац. Чтобы проверить, правильно ли набран документ, достаточно провести простой тест: включить показ спецсимволов (нажать), кстати, при последующем приведении документов в "нормальный" вид легко можно увидеть, в каких местах нужно удалить ненужные символы абзацев.
Убедиться в неправильности набора с разбиением строка = абзац можно путём выполнения операций: выделить всё и уменьшить (увеличить) шрифт или увеличить интервал перед абзацами. При таком форматировании невозможно также выставить красную строку (отступ).
Иногда существует необходимость начать новую страницу. В этом случае нужно не создавать новые абзацы, пока поле ввода не перейдёт на новую страницу, а использовать клавиши Ctrl-Enter (быстрее) или через меню: "Вставка" - "Разрыв" - "Начать" ... "Новую страницу".
Использование таблиц
Начнём с титульного листа. Как установить расстояние по вертикали между двумя блоками текста? Самый простой способ - несколько раз нажать Enter и тем самым создать несколько новых абзацев, более "продвинутый" способ - установить атрибут абзаца "Интервал, перед". Но оба эти способа имеют недостаток: поменяйте размер шрифта, и страница "поплывёт", надпись "С.-Петербург 2003" окажется на следующей странице. Выход из ситуации - использование таблицы, растянутой на весь лист, при этом нужно знать о возможностях объединения/разбиения ячеек, выравнивания в ячейке по двум измерениям (вверх-центр-вниз, вправо-центр-влево).
Как задать расстояние по горизонтали? В 70% (указано условное соотношение массы документов) это расстояние установлено пробелами, в 15% - символом табуляции или подчёркивания, 10% - отступом абзаца, в 5% - таблицами. Проблему отступа, в частности, приходится решать при размещении слева-справа информации типа должность-подпись-ФИО (в договорах, заявлениях). Пространство для ручного заполнения фамилии, подписи, кол-ва (бланки) лучше всего задавать именно таблицей, устанавливая затем границы для каждой из ячеек.
Не нужно говорить, что расстояние, заданное с помощью 10-20 пробелов, изменяется даже при переходе с компьютера на компьютер, поскольку разные версии Windows и Office могут содержать шрифты с одинаковыми именами, и приблизительно одинаковыми характеристиками (например, разной шириной пробела).
Расположение текста, при котором имеются несколько вертикальных блоков, предусматривает необходимость использования либо таблиц, либо колонок, но на практике встречаются документы, где текст поделён путём использования символа пробела... если работать с использованием малого масштаба, то можно совершенно искренне верить в то, что блоки текста имеют ровную границу; кроме того, использование пробелов приведёт к тому, что текст будет проще перенабрать, чем как-то использовать.
Использование таблицы в таблице чаще всего используется в Web-дизайне, и вложенность 5-6 таблиц является оправданной необходимостью. Использование вложенных таблиц и в Word не является "плохим тоном", но не из-за того ли вы хотите использовать вложенную таблицу, что вам не знакомы способы изменения границ ячеек?
Использование стилей
Под стилями подразумевается список, располагающийся слева от списка шрифтов на стандартной панели инструментов. Стиль - это совокупность всех свойств, которыми только может обладать абзац (шрифт, отступы, эффекты, нумерация и т.д.). Перечислим некоторые из стилей: Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2, ... Заголовки разного уровня позволяют создать структуру документа, и в дальнейшем могут использоваться для удобной навигации, а также для изменения внешнего вида сразу всех заголовков документа (а не по одному, как это принято делать).
Чтобы установить стиль абзацу, достаточно установить курсор ввода в любую его позицию (если речь идёт об одном абзаце, не обязательно что-либо выделять) и выбрать требуемый стиль из списка. Для использования полного списка стилей достаточно зайти в диалог "Формат" - "Стиль", который помимо списка всех стилей (следует выбрать тип отображаемых стилей) содержит способы их изменения ("Изменить...", "Формат"), а также средства копирования стилей между двумя документами ("Организатор").
В частности, в большинстве своём именно на стилях реализуется работа шаблонов, в том числе "Normal.dot". В случае с Normal.dot достаточно один раз потратить время на изменение стилей в сторону предпочтений, и Word будет уже при запуске автоматически выставлять нужные атрибуты текста.
Назначение разных видов документа
Создатели Word предусмотрели, что редактор будет использоваться для нескольких целей: набора, допечатной подготовки, работы с большими документами. Соответственно этому в меню "Вид" имеется ряд пунктов, мы остановимся на пунктах "Обычный", "Разметка", "Схема документа", остальные функции читатель при желании может изучить самостоятельно.
"Обычный" вид документа предназначен для набора текста, когда временно не нужно думать о расположении абзацев и заголовков-разделов на страницах. Также можно с удобством установить любой масштаб. Единственная проблема, которая при этом возникает, - это то, что при вводе текста строка оказывается шире экрана, и при наборе экран "скачет" вправо-влево. Это не может не раздражать и, в частности, может являться объяснением, почему пользователи предпочитают нажимать Enter в конце каждой строки. Проблема решается установкой опции "Перенос по границе окна" в опциях "Сервис" - "Параметры" - "Вид".
"Разметка страницы" предполагает, что пользователь может просматривать разбиение документа на страницы. При этом стоит, например, обратить внимание на то, чтобы заголовки не располагались в конце страницы, а абзацам в начале страницы не предшествовали отступы. Кроме того, если выбрано выравнивание "по ширине", то тем, кто не использует автоматическую расстановку переносов (требуется выбрать этот компонент при установке Office, установлено не у всех, т.е. будут сообщения об ошибках при переносе документов), стоит задуматься о разных интервалах между словами и попытаться решить эту проблему.
"Схема документа" может быть явлением бесполезным, если до этого пользователь отказался от использования стилей заголовков. Если построена правильная структура документа (глава - заголовок 1-го уровня, раздел - заголовок 2-го уровня и т. д.), то схема документа будет содержать дерево документа, выбирая пункты которого можно моментально переходить по документу к нужной части.
Сохранение, стабильная работа
При работе с важными документами, если нет желания дважды перенабирать один и тот же материал, особенно с начала, не стоит работать с дискеты, из архива или почтового сообщения - копируйте файл на винчестер.
В меню "Сервис" - "Параметры" находится вкладка "Сохранение", на которой можно для повышения надёжности установить параметры: "всегда создавать резервную копию", "автосохранение каждые ... минут". Свойство "внедрять шрифты TrueType" увеличивает размер файла, но может помочь при отправке документов, если нет уверенности, что адресат имеет шрифты с русским языком.
Полезная практика, которая выработалась у меня при работе с 3D Max - это регулярно (после каждой значимой операции) сохранять файл с именами типа 000, 001 и т.д.
Заключение
Надеюсь, что данный материал оказался для вас в чём-то новым и немного полезным.
До новых встреч!
Источник: http://www.comprice.ru
|