|
|||
реклама у нас | |||
*** |
Организация работы команды проекта в распределенной системеАвтор: Елена Осипова Команда проекта - это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных менеджеру проекта. Кроме того, в команду проекта может входить менеджер подпроекта (или руководитель функционального подразделения, несущий ответственность за выполнение определенного пакета работ), а также клиент или заказчик, принимающий активное участие в работе над проектом. Таким образом, команда проекта уже не является "монолитной" организационной структурой, сосредоточенной в одном месте и работающей в едином временном режиме. Она приобретает свойство "распределенности", и эффективное управление такой командой требует применения информационных технологий и специализированного программного обеспечения. Следовательно, мы можем рассматривать особенности организации работы команды проекта в распределенной информационной системе управления проектами. Речь пойдет о системе управления проектами, построенной на основе программного обеспечения Microsoft Project, где центральным звеном является русский сервер Microsoft Project Server 2002. В распределенной системе управления проектами, реализуемой на базе Microsoft Project Server, можно выделить следующие категории пользователей (роли): руководитель организации, менеджер проекта, менеджер ресурсов, ответственный исполнитель, исполнитель и администратор системы. Каждая из ролей несет в системе определенную функциональную нагрузку и позволяет построить иерархию ответственностей в управлении проектами организации. Руководитель организации Эта роль описывает пользователя системы, не включаемого в команду проекта. Вся работа в системе производится через веб-браузер, без использования специального программного обеспечения. Руководитель организации имеет оперативный доступ к текущей информации обо всех проектах, выполняющихся в организации, и возможность просматривать их состояние как на уровне портфеля проектов, так и на уровне конкретных задач отдельного проекта. Кроме этого, руководитель организации может просматривать сводную информацию о трудовых ресурсах, участвующих в проектах, их загрузке и распределении рабочего времени по проектам. При публикации проекта менеджером из Microsoft Project Professional (а не Microsoft Project Standard), руководитель организации приобретает возможность доступа к дополнительным функциям сервера проектов, относящимся к управлению портфелем проектов (анализ состояния портфеля проектов и моделирование портфеля проектов по методу сценариев "что, если") и управлению корпоративным пулом ресурсов. Эти функции позволяют осуществлять стратегическое планирование и управление проектами организации. Менеджер проекта Менеджер проекта является ключевым пользователем системы управления проектами. Он разрабатывает план проекта с помощью клиентского программного обеспечения Microsoft Project Standard или Professional. Затем он публикует план проекта и назначения задач ресурсам на сервере и осуществляет оперативный мониторинг и контроль хода реализации проекта, отвечает за все обновления и изменения в плане проекта и своевременное уведомление об этих изменениях других участников команды проекта. И, безусловно, именно менеджер организует работу команды проекта, обмен информацией и обеспечивает активное участие членов команды в информационной системе.
Менеджер ресурсов Роль менеджера ресурсов доступна на сервере только при работе с Microsoft Project Professional. Основные задачи менеджера ресурсов - это формирование и обновление корпоративного пула ресурсов, а также контроль загрузки ресурсов по проектам и управление календарями. Ответственный исполнитель Эта роль удобна при описании иерархии управления задачами проекта. Если в проекте выделяются пакеты задач, назначаемые отдельным функциональным подразделениям или группам сотрудников, и ответственность за распределение задач возлагается на руководителя подразделения, у менеджера возникает необходимость делегировать часть полномочий по управлению проектом этому руководителю. С помощью роли "ответственного исполнителя" появляется возможность реализовать трехзвенную систему управления проектом: менеджер назначает пакеты работ руководителям подразделений, а те, в свою очередь, распределяют назначения на конкретные задачи среди своих подчиненных. Ответственный исполнитель также имеет полномочия промежуточного контроля выполнения задач исполнителями.
Исполнитель Основными функциями исполнителя являются получение назначений на задачи и своевременный ввод в систему данных об их фактическом выполнении, а также заполнение и отправка текстовых отчетов по запросам менеджера проекта. Администратор системы Администратор системы не входит в иерархическую структуру управления проектами предприятия. В его обязанности входит управление сервером проектов, включая управление записями пользователей, обеспечение безопасности, настройку представлений проектной информации и интерфейса системы. Часть полномочий администратора может быть делегирована менеджерам проектов. Основные задачи организации работы команды проекта в системе управления проектами относятся к функциональной области управления коммуникациями, описанной в стандарте по управлению проектами PMI, The Project Management Body of Knowledge. Управление коммуникациями проекта - это обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения проектной информации. В стандарте описаны четыре основных процесса управления коммуникациями:
Планирование коммуникаций помогает определить, в какой информации нуждается каждый из стейкхолдеров проекта, когда, кем и в какой форме эта информация должна быть им доставлена. В большинстве проектов планирование коммуникаций происходит на ранних фазах проекта и находится за рамками системы управления проектами. А вот реализация трех последних процессов в системе управления проектами, построенной на базе Microsoft Project Server, заслуживает особого внимания. 1. Распространение информации После разработки и оптимизации плана проекта, менеджер публикует его на сервере. Прежде всего, каждому из участников проекта необходимо получить информацию о своих назначениях - какие задачи ему назначены, каковы сроки и условия выполнения этих задач. При публикации назначений на сервере проектов, автоматически создаются учетные записи трудовых ресурсов, задействованных в проекте, и каждому пользователю присваиваются назначенные ему задачи. Если менеджер проекта вносит какие-либо изменения в базовый план (например, изменяет длительность выполнения задач, их взаимосвязи, удаляет задачи из проекта или включает новые), при повторной публикации плана на сервере каждый из участников проекта получает информацию об обновлениях в своих назначениях. Это же касается изменений в любой другой проектной информации - запросах на текстовые отчеты, появлении или изменении документов проекта, новых обсуждениях и пр. При входе на сервер проектов, каждый из участников системы получает доступ к информации обо всех обновлениях в задачах, отчетах, документах и вопросах, которые произошли со времени его последнего входа в систему (рис.1). При необходимости, можно продублировать рассылку информации о назначениях и обновлениях по электронной почте. Еще одна важная для организации работы команды проекта функция Microsoft Project Server'а - это возможность делегирования задач. Делегирование задач позволяет реализовать более гибкую структуру управления проектом. Однако важно помнить, что все изменения в плане проекта, включая и информацию о делегировании задач, сначала отправляются на утверждение менеджеру проекта и только после его одобрения вносятся в план (рис.2). 2. Отчетность о ходе выполнения проекта Отчетность о ходе выполнения проекта включает в себя сбор и распространение информации о состоянии проекта среди стейкхолдеров. К этому процессу относится сбор фактических данных о ходе выполнения проекта (количество часов, потраченных ресурсом на выполнение задачи или процент её выполнения), текстовых отчетов о состоянии задач проекта, возникших трудностях, перспективах на будущее и пр., а также прогнозирование дальнейшего хода реализации проекта. Участники проекта вводят фактические данные о ходе выполнения своих задач в окне веб-браузера (рис.3). Все введенные данные отправляются на утверждение менеджеру проекта, который имеет возможность их подтвердить или удалить. В первом случае фактические данные сохраняются в файле проекта, во втором - задачи отправляются исполнителю на доработку. Для оценки состояния проекта одних фактических данных менеджеру недостаточно. Необходимо получать от участников команды проекта дополнительную текстовую информацию. При работе с Microsoft Project Server это возможно. В разделе "Отчеты о состоянии" менеджер имеет возможность задать шаблон текстового отчета (разделы, по которым необходимо предоставить поясняющую текстовую информацию), определить группу пользователей, у которых эти отчеты будут запрашиваться, и указать регулярность запроса отчета. При необходимости каждый пользователь может самостоятельно инициировать текстовый отчет и отправить его менеджеру или ответственному исполнителю. На сервере проектов имеется встроенный механизм напоминаний и уведомлений, который каждый участник системы может настроить для себя, а менеджер - для команды проекта в целом. При включении этого механизма по электронной почте рассылаются регулярные уведомления о просроченных задачах или отчетах и напоминания о скором начале новых задач. Менеджер проекта получает все отправленные отчеты и имеет возможность группировать отчеты по периодам времени и разделам. Например, можно проанализировать все проблемы, возникшие за неделю у членов команды проекта. Все полученные текстовые отчеты сохраняются в архиве и доступны в течение всего срока реализации проекта, что помогает накапливать опыт управления проектами отдельным менеджером и организацией в целом. Применение службы SharePoint Team Services совместно с Microsoft Project Server открывает дополнительные возможности по управлению вопросами и документами проекта. Обсуждение вопросов по проекту в целом или в привязке к конкретным задачам проекта позволяет оперативно решать возникающие проблемы и фиксировать их решение в среде проекта, что опять-таки способствует накоплению опыта проектной деятельности. 3. Документирование хода работ Выполнение проекта сопровождается созданием служебной документации, отчетов, графиков. Кроме того, часто выполнение задачи приводит к созданию некоего информационного объекта (файла текстового отчета, официального документа, чертежа, программного кода, и т.д.). Всю эту информацию необходимо хранить в привязке к проекту или конкретным задачам проекта. Завершая проект в целом или одну из его фаз, менеджер проекта сохраняет результаты проекта и создает архив проектной документации. Помимо описанных выше функций по созданию текстовых отчетов и онлайновых обсуждений (вопросов), существует возможность создавать библиотеки документов для каждого проекта на сервере с помощью службы SharePoint Team Services. Все изменения, вносимые в базовый план проекта, фиксируются в журнале регистрации изменений, ведущемся автоматически на сервере. Таким образом, для менеджера всегда доступна информация о том, кто, когда и какие изменения внес в план проекта, и были ли они приняты или отклонены. Мы рассмотрели функции Microsoft Project Server'а, позволяющие эффективно организовать работу команды проекта в распределенной системе. Самое важное - это обеспечить активное участие всех членов команды проекта в использовании системы управления проектами. Это позволяет снизить трудоемкость работы менеджера и увеличить степень сплоченности команды, её нацеленность на успешное завершение проекта.
Источник: http://www.comprice.ru/
|
|
![]() Продажа в кредит, гарантия, доставка по России. Смотреть другие товары >> |
|
Copyright © "Internet Zone", info@izcity.com. Условия использования материалов |